Veri politikası

01Kapsam

Bu politika iki tür veriyi ayırır. Birincisi, işletmenizin Coudy'ye girdiği iş verileridir: cariler, faturalar, araçlar, iş emirleri, stok, kasa ve banka hareketleri, personel ve kullanıcı kayıtları. Bu verilerin sahibi ve KVKK ile GDPR anlamında veri sorumlusu işletmenizdir.

İkincisi, coudy.app sitesindeki formlarla bize ilettiğiniz bilgilerdir: demo, teklif ve iletişim talepleri, görüşme kayıtları. Bunların sorumlusu Codian Limited'dir; nasıl işlendiği KVKK Aydınlatma Metni'nde ve GDPR Gizlilik Bildirimi'nde anlatılır.

02Verileriniz sizindir

• İş verilerinizi yalnız size hizmet vermek için işleriz: kurulum, güncelleme, bakım ve sizin istediğiniz destek.
• Verilerinizi satmayız, kiralamayız, reklam için kullanmayız ve başka bir işletmeyle paylaşmayız.
• Verilerinizi yapay zekâ modeli eğitmek ya da kendi ürün analizimiz için kullanmayız.
• Pakete dahil sunucuda ve sunucu danışmanlığında Codian, verilerinizi sizin adınıza işleyen taraftır; bu ilişki Veri İşleme Sözleşmesi'nde yazılıdır.

03Verileriniz nerede durur?

• Kendi sunucunuz: Coudy sizin sunucunuza kurulur; verileriniz orada, sizin seçtiğiniz yerde durur.
• Pakete dahil sunucu: sunucu, Türkiye'deki güvenilir bir Tier III veri merkezinden yalnız işletmeniz için kiralanır; verileriniz bu sunucuda durur. Başka bir müşteriyle aynı veritabanını paylaşmazsınız.
• Yedekler: pakete dahil sunucunun yedekleri şifrelenerek Türkiye'de ayrı bir konumda tutulur. Sunucu danışmanlığında yedeklerin yeri sizinle birlikte belirlenir ve Türkiye dışına çıkmaz.

04Türkiye dışına ne çıkar?

Coudy iş verilerinizi Türkiye dışına göndermez. Tek istisna, Coudy'nin lisansını doğrulamak ve çalışmasını izlemek için gönderdiği telemetridir. Telemetri, Codian'ın Avrupa Birliği'ndeki veri merkezlerinde (OVHcloud ve AWS) çalışan sunucularına gider ve orada AB veri koruma kurallarına (GDPR) tabi olarak tutulur.

• Gönderilenler: kurulum kimliği, firma kodu, Coudy sürümü, lisans durumu, kullanıcı ve şube sayısı. Hata özetleri gönderilmeye başladığında kişisel veri ve iş kaydı içermeyecek biçimde gönderilir.
• Asla gönderilmeyenler: cari, fatura, araç, iş emri, stok, kasa, personel kayıtları; müşterilerinizin ve çalışanlarınızın kişisel verileri; kullanıcıların parolaları.

05Sizin talimatınızla giden veriler

• e-Fatura ve e-Arşiv: kestiğiniz faturalar, sizin seçiminizle GİB onaylı özel entegratöre ve oradan Gelir İdaresi Başkanlığı'na gönderilir. Bu aktarım Türkiye içindedir.
• Müşterinin imzası: imza bağlantısı müşterinizin telefonunda açılır; imzalanan belge yine sizin sunucunuzda kalır.
• Siz bir rapor, ekstre ya da faturayı yazdırır veya paylaşırsanız, o kopyanın gittiği yer sizin seçiminizdir.

06Coudy ekibi verilerinize ne zaman erişir?

• Pakete dahil sunucuda ve sunucu danışmanlığında, kurulum, güncelleme, yedekleme ve bakım için sunucuya erişiriz; bu sırada iş kayıtlarınızı açmayız.
• İş kayıtlarınıza yalnız sizin destek talebinizle ve o talebin gerektirdiği kadar bakarız.
• Coudy'deki Codian sistem yöneticisi hesabının girişleri kayıtta görünür; kimin, ne zaman girdiğini görebilirsiniz.
• Kendi sunucunuzu sunucu danışmanlığı olmadan kullanıyorsanız, siz izin vermedikçe sunucunuza erişemeyiz.

07Verilerinizi nasıl koruruz?

Bağlantı her zaman HTTPS ile şifrelidir; oturum ve şifreleme anahtarları her kurulumda yeniden üretilir; her kullanıcı yalnız rolünün izin verdiği ekranları görür; sistemi kendi ağlarınızla sınırlayabilirsiniz. Ayrıntılar Güvenlik sayfasındadır.

08İstediğinizde verileriniz sizde

Abonelik sürerken de, bittiğinde de bütün verilerinizi isteyebilirsiniz. Talebinizden sonra en geç 30 gün içinde şunları teslim ederiz:

• Veritabanının tam yedeği (PostgreSQL); Coudy'ye ya da başka bir sisteme geri yüklenebilir.
• Cari, stok, fatura ve kasa gibi listelerin okunur dışa aktarımı (CSV ya da Excel).
• Faturalarınızın PDF ve UBL dosyaları.

09Aboneliği bıraktığınızda

• İptal tarihinden sonra 30 gün içinde bütün verilerinizi yukarıdaki biçimde size teslim ederiz.
• Teslimden sonra 30 gün içinde verilerinizi sunucudan ve yedeklerden kalıcı olarak sileriz ve bunu size yazılı olarak bildiririz.
• Kendi sunucunuzda verileriniz zaten sizdedir; sunucu danışmanlığıyla bizde tutulan yedekler aynı sürelerde silinir.
• Vergi Usul Kanunu gibi kanunların öngördüğü saklama yükümlülükleri işletmenize aittir; teslim ettiğimiz kopyayı bu süreler boyunca saklamanızı öneririz.

10Değişiklikler ve iletişim

Bu politikayı değiştirirsek güncel hâlini bu sayfada yayımlar, müşterilerimize önceden e-postayla bildiririz. Sorularınız ve veri talepleriniz için [email protected] adresine yazabilirsiniz.