Veri işleme sözleşmesi

01Roller

• Veri sorumlusu: Coudy'ye kişisel veri giren işletme, yani siz.
• Veri işleyen: Codian Limited (İngiltere ve Galler, şirket numarası 16333262; kayıtlı adres: Suite 8791, 5 Brayford Square, London E1 0SG, Birleşik Krallık).
• Bu sözleşme, pakete dahil sunucuda ve sunucu danışmanlığında her zaman; kendi sunucunuzda ise yalnız sizin izninizle sunucunuza destek için eriştiğimiz sırada geçerlidir.

02İşlemenin konusu ve süresi

• Konu: Coudy'nin kurulumu, çalıştırılması, güncellenmesi, yedeklenmesi, izlenmesi ve sizin istediğiniz destek.
• Süre: Hizmet Sözleşmesi süresince ve ardından verilerin teslim edilip silinmesine kadar.
• Nitelik: saklama, yedekleme, geri yükleme, teknik bakım ve yalnız destek talebinin gerektirdiği kadar görüntüleme.

03İlgili kişiler ve veri türleri

• İlgili kişiler: müşterileriniz ve tedarikçileriniz (cariler), çalışanlarınız ve Coudy kullanıcılarınız.
• Kimlik ve iletişim: ad soyad, unvan, T.C. kimlik ya da vergi numarası, telefon, e-posta, adres.
• Araç ve hizmet: plaka, şasi numarası, kilometre, araç kabul ve iş emri kayıtları, hasar fotoğrafları, müşteri imzası.
• Finans: fatura, tahsilat, ödeme, çek, kasa ve banka hareketleri, IBAN.
• Çalışan: görev, şube, maaş ve avans kayıtları.
• Kullanıcı: kullanıcı adı, rol, oturum ve işlem kayıtları.
• Coudy özel nitelikli kişisel veri (sağlık, biyometri gibi) için tasarlanmamıştır; bu tür verileri girmemenizi isteriz.

04Talimatlarınız

• Kişisel verileri yalnız sizin belgelenmiş talimatınızla işleriz. Hizmet Sözleşmesi, teklif ve Coudy'de yaptığınız işlemler bu talimatlardır.
• Bir talimatın KVKK'ya ya da GDPR'a aykırı olduğunu düşünürsek size hemen bildiririz.
• Kanun bizi başka bir işleme zorunlu tutarsa, kanun yasaklamadıkça bunu önceden size bildiririz.
• Verileri kendi amaçlarımız için, reklam ya da yapay zekâ modeli eğitimi için kullanmayız.

05Gizlilik

Verilerinize erişen çalışanlarımız ve yüklenicilerimiz yazılı gizlilik yükümlülüğü altındadır. Erişim yalnız işi yapması gereken kişilere ve o işin gerektirdiği süreyle verilir.

06Güvenlik önlemleri

• Bütün bağlantılar HTTPS ile şifrelidir; sunucu HSTS ile yalnız güvenli bağlantı kabul eder.
• Oturum ve şifreleme anahtarları her kurulumda yeniden üretilir ve kurulumdan dışarı çıkmaz.
• Her kullanıcı yalnız rolünün izin verdiği ekranları görür; Coudy'yi kendi ağlarınızla sınırlayabilirsiniz.
• Her müşterinin kendi veritabanı vardır; başka bir müşteriyle paylaşılmaz.
• Pakete dahil sunucunun yedekleri şifrelenerek Türkiye'de ayrı bir konumda tutulur.
• Codian sistem yöneticisinin girişleri kayıt altındadır ve sizin tarafınızdan görülebilir.
• Sunucunun güvenlik güncellemeleri, izleme ve uyarılar pakete dahil sunucuda ve sunucu danışmanlığında Codian'dadır.

07Alt işleyenler

• Pakete dahil sunucuyu Türkiye'deki bir Tier III veri merkezinden kiralarız; bu veri merkezi alt işleyenimizdir. Güncel alt işleyen listesini yazılı talebiniz üzerine bildiririz.
• Alt işleyenlerimizle bu sözleşmedeki kadar koruyucu yazılı sözleşmeler yaparız ve onların işlerinden size karşı sorumlu kalırız.
• Yeni bir alt işleyen eklemeden ya da değiştirmeden en az 30 gün önce size bildiririz; haklı bir sebeple itiraz ederseniz birlikte çözüm ararız, bulamazsak sözleşmeyi feshedebilirsiniz.
• Coudy'nin telemetrisi kişisel veri içermez; bu yüzden telemetri sunucuları alt işleyen değildir.
• e-Fatura ve e-Arşiv için seçtiğiniz GİB onaylı özel entegratör sizin sözleşme tarafınızdır, bizim alt işleyenimiz değildir.

08İlgili kişilerin talepleri

Bir ilgili kişi verileriyle ilgili size başvurduğunda (erişim, düzeltme, silme, itiraz gibi), Coudy'nin ekranları ve dışa aktarımlarıyla cevap verebilirsiniz. Bunun yetmediği durumlarda makul ölçüde yardım ederiz. Başvuru doğrudan bize gelirse cevaplamadan size iletiriz.

09Veri ihlali

• Verilerinizi etkileyen bir ihlali fark ettiğimizde size en geç 48 saat içinde haber veririz.
• Bildirimde, bildiğimiz kadarıyla ihlalin niteliğini, etkilenen kişi ve kayıt türlerini, olası sonuçlarını ve aldığımız ya da önerdiğimiz önlemleri yazarız; yeni bilgi çıktıkça tamamlarız.
• Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na, ICO'ya ya da başka bir otoriteye ve ilgili kişilere bildirim yapmanız gerekirse size yardım ederiz.

10Size yardım

Veri koruma etki değerlendirmesi, otoritelerle görüşme ya da güvenlik soruları gibi konularda, işlemenin niteliği ve elimizdeki bilgiyle sınırlı olarak makul ölçüde yardım ederiz.

11Sözleşme sonunda iade ve silme

• Hizmet sona erdiğinde verilerinizi 30 gün içinde size teslim ederiz: veritabanının tam yedeği, listelerin okunur dışa aktarımı ve faturalarınızın PDF ve UBL dosyaları.
• Teslimden sonra 30 gün içinde verileri sunucudan ve yedeklerden kalıcı olarak siler ve size yazılı olarak bildiririz.
• Kanunun bizim saklamamızı zorunlu kıldığı bir veri varsa yalnız o veriyi, yalnız o süre boyunca ve işlemeden saklarız.

12Denetim

• Bu sözleşmeye uyduğumuzu göstermek için gereken bilgileri size veririz.
• Yılda bir kez yazılı sorular gönderebilirsiniz; belgeleriyle birlikte 30 gün içinde cevap veririz.
• Yerinde denetim yalnız bir veri ihlalinden sonra ya da bir veri koruma otoritesi istediğinde yapılır; en az 30 gün önce haber verilir, mesai saatleri içinde ve diğer müşterilerimizin verilerine erişmeden yapılır, masrafı size aittir.

13Verilerin bulunduğu yer ve aktarımlar

• Coudy'deki kişisel veriler Türkiye'de, kendi sunucunuzda ya da Türkiye'deki Tier III veri merkezinden kiralanan sunucuda durur ve yedekleri de Türkiye'de tutulur.
• Yurt dışına yalnız kişisel veri içermeyen telemetri gider; ayrıntılar Veri Politikası'ndadır.
• Birleşik Krallık ya da AB'de kurulu bir müşteriyseniz ve GDPR uyarınca Türkiye'ye bir aktarım söz konusuysa, Avrupa Komisyonu'nun standart sözleşme maddeleri (veri sorumlusundan veri işleyene) ve Birleşik Krallık'ın Uluslararası Veri Aktarımı Eki bu sözleşmenin parçası olur; imzalı kopyasını talebiniz üzerine veririz.

14Sorumluluk ve öncelik

• Bu sözleşmedeki sorumluluk, Hizmet Sözleşmesi'ndeki sorumluluk hükümlerine tabidir; kanunen sınırlanamayan hâller saklıdır.
• Kişisel verilerin korunması konusunda bu sözleşme ile Hizmet Sözleşmesi çelişirse bu sözleşme geçerlidir.

15Uygulanacak hukuk ve iletişim

Bu sözleşmeye Türk hukuku uygulanır; uyuşmazlıklarda İstanbul (Çağlayan) mahkemeleri ve icra daireleri yetkilidir. Standart sözleşme maddeleri eklendiğinde, o maddeler kendi hukuk ve yetki hükümlerine tabidir.

Kişisel verilerle ilgili her konu için [email protected] adresine yazabilirsiniz.