e-Fatura mı e-Arşiv mi? Oto servisler için fark ve seçim

Akşam teslim saatinde iki araç aynı anda çıkar. Birinin sahibi kendi aracıyla gelmiş bir öğretmendir; ötekini bir lojistik firmasının şoförü getirmiştir ve faturanın firma adına kesilmesini ister. Danışman iki faturayı da aynı şekilde kesmeye hazırlanırken muhasebeden ses gelir: "Firma e-Fatura mükellefi, ona e-Arşiv kesme."

Ertesi gün öğretmen arar; faturası ona ulaşmamıştır. Çünkü e-posta adresi kabulde hiç sorulmamıştır.

Bu iki küçük karışıklığın kaynağı aynıdır: e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki farkın kesim anında net olmaması. Bu yazıda farkın nereden geldiğini, hangi müşteriye hangisini keseceğinizi, her birinin müşteriye nasıl ulaştığını ve sık yapılan hataları anlatıyoruz.

e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark nedir?

e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki temel fark alıcıdadır: alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse e-Arşiv fatura kesilir. İkisi de elektronik faturadır ve ikisini de ancak e-Fatura ve e-Arşiv uygulamasına geçmiş bir işletme düzenleyebilir.

Bu yüzden doğru belgeyi seçmek için önce şu soruyu sorarsınız: "Faturayı keseceğim kişi ya da firma e-Fatura sistemine kayıtlı mı?"

• Kayıtlıysa: e-Fatura. Belge alıcıya elektronik ortamda, GİB'in sistemi üzerinden ulaşır.
• Kayıtlı değilse: e-Arşiv fatura. Alıcı bir kişi de olabilir, e-Fatura sistemine geçmemiş bir işletme de.

Bir şirketin adına fatura kesmek, o şirketin e-Fatura mükellefi olduğu anlamına gelmez. Hangi alıcının sisteme kayıtlı olduğu GİB'in kayıtlı kullanıcılar listesinden anlaşılır; fatura programınız ya da entegratörünüz bu kontrolü sizin yerinize yapabilir.

e-Fatura müşteriye nasıl ulaşır?

e-Fatura, GİB onaylı bir entegratör ya da GİB'in kendi portalı üzerinden doğrudan alıcının e-Fatura kutusuna düşer. Müşteriye e-posta göndermeniz ya da kâğıt çıktı vermeniz gerekmez; belge alıcının kendi e-Fatura ortamında görünür.

e-Faturanın iki senaryosu vardır:

• Temel fatura: Alıcı belgeyi alır; kabul ya da ret cevabı vermez.
• Ticari fatura: Alıcı belli bir süre içinde faturayı kabul ya da reddedebilir.

Hangisini kullanacağınız müşterinizle aranızdaki ilişkiye ve mali müşavirinizin önerisine göre belirlenir. Süreleri ve kuralları güncel olarak GİB'in e-Belge sitesinde bulabilirsiniz.

e-Arşiv fatura müşteriye nasıl ulaşır?

e-Arşiv fatura, müşteri isterse e-posta gibi elektronik bir yolla, istemezse kâğıda basılarak teslim edilir. Belge elektronik olarak oluşturulur ve GİB'e raporlanır; müşteriye ulaştırmanın yolu ise sizin ve müşterinizin tercihidir.

Bu yüzden kabulde ya da teslimde iki şey sorulmalıdır:

1. Fatura kimin adına kesilecek? Kişi mi, firma mı?
2. Fatura nasıl iletilsin? Elektronik istiyorsa e-posta adresi, istemiyorsa basılı çıktı.

Müşteri elektronik istemişse adresi kabulde yazın. Teslimde, müşteri kasanın önünde dururken adres sormak hem zaman alır hem de yanlış yazılmaya açıktır.

Hangi müşteriye hangisini kesmelisiniz?

Oto serviste müşterilerin çoğu dört gruptan birine girer. Kısa bir tablo, danışmanın kesim anındaki kararını kolaylaştırır.

Müşteri	Belge	Nasıl ulaşır
Aracını kendi getiren kişi	e-Arşiv	E-posta ya da basılı çıktı
e-Fatura sistemine kayıtlı firma	e-Fatura	Firmanın e-Fatura kutusuna
e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan firma	e-Arşiv	E-posta ya da basılı çıktı
Filo ya da kiralama şirketi	Kayıtlıysa e-Fatura	Firmanın e-Fatura kutusuna

Filo müşterilerinde faturanın kimin adına kesileceği de önemlidir. Aracı getiren şoför ya da aracı kullanan çalışan değil, faturayı ödeyecek firma alıcıdır. Bunu kabulde netleştirin.

e-Fatura ve e-Arşiv'e geçiş için ne gerekir?

Hangi işletmenin e-Fatura ve e-Arşiv'e geçmek zorunda olduğu ciro gibi ölçütlere göre belirlenir ve bu sınırlar zaman içinde değişir. Bu yüzden sınırları ve tarihleri bir blog yazısından değil, GİB'in güncel duyurularından ve mali müşavirinizden öğrenin.

Geçiş kararı verildiğinde yol genellikle şöyle ilerler:

1. Mali müşavirinizle konuşun. Zorunlu olup olmadığınızı ve hangi tarihten itibaren geçmeniz gerektiğini birlikte netleştirin.
2. Gönderim yolunu seçin. GİB'in portalını ya da GİB onaylı bir özel entegratörü kullanabilirsiniz. Fatura programınızla çalışan bir entegratör, faturayı iki kez yazmaktan kurtarır.
3. Hesabınızı tanımlayın. Entegratör bilgileri fatura programınıza bir kez girilir.
4. İlk faturaları kontrol edin. İlk birkaç belgenin alıcıya ulaştığını ve durumunun tamamlandığını görün.

Zorunlu olmasanız da isteğe bağlı olarak geçmeniz mümkündür. Bu kararı da mali müşavirinizle birlikte verin.

Hatalı fatura: iptal mi, iade mi?

Gönderilmiş bir belgede hata fark ettiğinizde ne yapılacağı belgenin türüne ve hatanın niteliğine göre değişir. Kimi durumda belge iptal edilir, kimi durumda iade faturası kesilir. Hangisinin uygun olduğuna tek başınıza karar vermeyin; mali müşavirinize danışın.

Servis tarafındaki iş, hatayı erken yakalamaktır. Kesimden önce alıcıyı, vergi numarasını ve tutarları bir kez daha kontrol etmek, sonradan iptal ya da iade ile uğraşmaktan çok daha kolaydır.

Sık yapılan hatalar

• Firma adına kesilen her faturayı e-Fatura sanmak. Firma e-Fatura sistemine kayıtlı değilse belge e-Arşiv'dir.
• E-posta adresini sormamak. Elektronik isteyen müşterinin adresi yoksa fatura ulaşmaz.
• Alıcıyı teslimde değiştirmek. Son anda "firma adına olsun" denildiğinde vergi bilgileri aceleyle ve eksik yazılır.
• Gönderilen belgenin durumuna bakmamak. Entegratörde takılan bir belge aylar sonra muhasebede fark edilir.
• Sınırları duyuma göre takip etmek. Geçiş sınırları değişir; güncel bilgiyi GİB'den ve mali müşavirinizden alın.

Coudy Garage'da e-Fatura ve e-Arşiv

Coudy Garage'da fatura teslimde iş emrinden kesilir ve GİB onaylı bir özel entegratör üzerinden e-Fatura ya da e-Arşiv olarak gönderilir. Belge numarası entegratörden alınır, belgenin durumu faturanın üstünde kendiliğinden izlenir; entegratör paneline ayrıca girmeniz gerekmez.

Tedarikçinizin kestiği e-faturalar da Coudy'ye gelir; kabul ya da ret cevabını verir, tek adımda alış faturasına çevirirsiniz. İade faturası asıl faturadan tek tıkla oluşur. Ayrıntılar için Fatura ve e-Fatura ve Finans sayfalarına bakabilirsiniz.