Yedek parça stok takibi nasıl yapılır?

Usta bir yağ filtresi ister. Bilgisayarda stokta üç tane görünür, rafta tek bir tane bile yoktur. Danışman tedarikçiyi arar, parça öğleden sonra gelir, araç akşama kalır. Aynı hafta rafın arkasında, kimsenin kayıtlarda göremediği iki kutu balata bulunur.

Ay sonunda mali müşavir stok değerini sorar. Kimse cevap veremez; çünkü hangi parçanın kaça alındığı birkaç farklı faturada, birkaç farklı defterde dağınık durur.

Yedek parça stoğu bir serviste sessizce para kaybettiren yerlerin başında gelir. Bu yazıda stoğun neden tutmadığını, bir stok kartında neler bulunması gerektiğini, parçanın girişten çıkışa nasıl izleneceğini ve sayımın nasıl yapılacağını anlatıyoruz.

Yedek parça stoğu neden tutmaz?

Stok çoğu zaman bir hareket kayda geçmediği için tutmaz: parça rafa girer ya da raftan çıkar ama bunu gösteren bir belge yoktur. En sık görülen nedenler şunlardır:

• Faturasız çıkış. Usta parçayı raftan alır, iş emrine ya da faturaya yazılmaz.
• Elle düşülen stok. Satış faturası kesilir, stok ayrıca elle düşülür; biri unutulduğunda iki kayıt birbirini tutmaz.
• Kayda geçmeyen iade. Müşterinin ya da tedarikçinin geri verdiği parça rafa döner, kayda dönmez.
• Yanlış kart. Aynı parça iki farklı adla iki ayrı kartta açılmıştır; biri eksiye düşer, öteki fazla görünür.

Bu nedenlerin hepsinin çaresi aynıdır: rafa giren ya da raftan çıkan her parça bir belgeyle hareket etmelidir.

Stok kartında neler bulunmalı?

Stok kartı bir parçanın kimliğidir; parçayı bulmanızı, doğru fiyatlamanızı ve hareketlerini izlemenizi sağlar. İyi bir kartta şu bilgiler durur:

Bilgi	Neden gerekli
Ad ve kod	Parçayı aramada ve faturada tek ve açık bir adla bulmak için
Barkod	Tezgâhta ya da kabulde parçayı okutarak bulmak için
Kategori, marka ve birim	Benzer parçaları gruplamak, adet ile litreyi karıştırmamak için
Ana tedarikçi	Parça bittiğinde kimden isteneceğini bilmek için
Son alış fiyatı	Tedarikçi fiyatındaki değişimi görmek için
Ortalama maliyet	Parçanın size gerçekte kaça mal olduğunu bilmek için
Satış fiyatı	Faturada fiyatın her seferinde aynı gelmesi için

Kart açarken adlandırmada bir kural belirleyin. "Balata ön", "Ön balata" ve "Fren balatası ön" aynı parçanın üç kartı olmamalıdır. Kart açmadan önce aramak, çift kartın önüne geçmenin en kolay yoludur.

İşçilik ve hizmetleri de kart olarak tanımlayın. Hizmet kartında stok tutulmaz ama fiyat ve satış raporu parçalarla aynı yerde durur.

Parçanın yolculuğu: girişten çıkışa

Parçanın her hareketi onu doğuran belgeye bağlı olmalıdır; böylece bir parçanın neden artıp azaldığı her zaman izlenebilir.

1. Alışla stoğa girin

Tedarikçiden gelen parça alış faturasıyla stoğa girer. Fatura kesilmeden rafa konan parça, kayıtta yok sayılır. Alışta ortalama maliyet de güncellenir: elinizdeki miktar ve yeni alış fiyatı birlikte hesaba katılır.

2. İş emrinde parçayı ayırın

Araca takılacak parça iş emrine satır olarak yazılır. Böylece aynı parçayı iki usta aynı anda iki farklı araç için istediğinde rafta kaç tane kaldığı bellidir.

3. Satışla stoktan düşün

Parça, satış faturasıyla stoktan düşer. Faturayı iş emrinden kestiğinizde parça satırı da faturaya kendiliğinden geçer; stoğu ayrıca elle düşmeye gerek kalmaz.

4. İadeyi de belgeyle alın

Müşterinin geri getirdiği parça satış iadesiyle stoğa döner, tedarikçiye geri gönderilen parça alış iadesiyle stoktan çıkar. İade belgesi olmadan rafa dönen parça, sayımda "fazla" olarak karşınıza çıkar.

Sayım nasıl yapılır?

Sayım, rafta gerçekte olan miktarı kayıtla karşılaştırıp farkı belgeyle düzeltmektir. Yılda bir yapılan büyük sayım yerine küçük ve sık sayımlar çok daha az yorar:

1. Bölüm bölüm sayın. Her hafta bir rafı ya da bir kategoriyi sayın. Bütün depoyu bir günde saymaya çalışmayın.
2. Sayarken hareketi durdurun. Sayılan raftan o sırada parça çıkmasın; çıkacaksa önce kayda geçsin.
3. Farkı sayım fişiyle işleyin. Raftaki miktarı yazın, aradaki fark stoğa işlensin ve kaydı kalsın.
4. Farkın nedenine bakın. Aynı parçada fark tekrar ediyorsa, o parçanın faturasız çıktığı bir yer vardır.

Birden fazla depo ve şube

Birden fazla şubeniz varsa her şubenin deposunu ayrı izleyin. Bir şubede biten parça ötekinde rafta duruyor olabilir; parçayı depolar arasında transfer belgesiyle taşıyın. Elden ele taşınan parça, gittiği şubede de çıktığı şubede de kayıtları bozar.

Depo bazında stok listesi, hangi parçanın nerede kaç tane olduğunu ve hangilerinin tükendiğini gösterir. Sipariş vermeden önce bu listeye bakmak, aynı parçayı iki kez almaktan kurtarır.

Fiyatı karttan ve listeden alın

Parçanın satış fiyatı her faturada elle yazılmamalıdır. Kartındaki satış fiyatı herkes için aynı fiyatı verir. Filo, sigorta ya da anlaşmalı müşterilere özel fiyat uyguluyorsanız bunu cariye bağlı bir fiyat listesiyle yapın; o müşterinin faturasında fiyat listeden gelir, listede olmayan parça kartındaki fiyatla gelir.

Sık yapılan hatalar

• Parçayı faturasız raftan vermek. "Sonra yazarız" denilen parça çoğu zaman hiç yazılmaz.
• Aynı parçaya birden fazla kart açmak. Stok kartlar arasında bölünür, hiçbiri doğru görünmez.
• Stoğu elle düşmek. Fatura ile stok ayrı ayrı güncellendiğinde biri mutlaka unutulur.
• Sayım farkını kayıtsız düzeltmek. Fark kaydı olmadan düzeltildiğinde nedeni bir daha bulunmaz.
• Maliyeti son alış fiyatıyla hesaplamak. Farklı fiyatlardan alınan parçada gerçek maliyet ortalamadır.

Coudy Garage'da yedek parça stok takibi

Coudy Garage'da parçalar stok kartında tutulur: barkod, kategori, marka, birim, ana tedarikçi, son alış fiyatı, ortalama maliyet ve satış fiyatı aynı kartta durur. Satış faturası stoktan düşer, alış faturasıyla gelen parça stoğa girer ve ortalama maliyet her alışta güncellenir. İş emrinde kullanılan parça stokta ayrılır; gelen e-faturadan oluşturulan alışlar da stoğa işler.

Giriş, çıkış, transfer, sayım ve açılış fişleri girilir; sayım fişi farkı stoğa işler ve her fiş kendi numarasıyla görünür. Cariye bağlı fiyat listeleri faturada kendiliğinden kullanılır. Parçanın iş emrindeki yeri için iş emri yazısına, stok özelliklerinin tamamı için Stok sayfasına bakabilirsiniz.