Araç kabul formu nasıl doldurulur? Servis tezgâhı için rehber

Sabah dokuzda üç araç aynı anda kapıya gelir. Danışman birinin şikâyetini not alır, ötekinin anahtarını panoya asar, üçüncüsünün sahibi aceleyle "akşam hazır olur mu?" diye sorar. Akşam teslimde biri "bu çizik yoktu" der, öteki "ben fren balatasını da söylemiştim" diye hatırlatır.

Bu tartışmaların hemen hepsi sabahki kabulde çözülür. İyi doldurulmuş bir araç kabul formu hem müşteriyi hem servisi korur: araç nasıl geldi, müşteri ne istedi, servis neyi üstlendi, hepsi tek kâğıtta ya da tek ekranda yazılıdır.

Araç kabul formu neden önemli?

Kabul formu, aracın servise teslim edildiği andaki durumunun ve müşteriyle yapılan anlaşmanın kaydıdır. Üç işi vardır:

• Aracın geliş hâlini belgelemek. Çizik, göçük, kırık far, eksik paspas: teslimde "bu yoktu" denildiğinde bakılacak yer burasıdır.
• Müşterinin isteğini netleştirmek. "Sesi var" ile "ön sağdan, tümsekte tıkırtı" aynı şey değildir. Şikâyet ne kadar açık yazılırsa usta o kadar az tahmin eder.
• Yapılacak işi ve sözü kayda almak. Hangi parça, hangi işçilik, ne zaman teslim: müşteriye verilen söz yazılı olunca unutulmaz.

Formda mutlaka olması gerekenler

Servisten servise ayrıntı değişse de iyi bir kabul formunda şu bölümler bulunur.

Bölüm	Neler yazılır
Müşteri	Ad soyad ya da firma, telefon, aracı getiren kişi sahibinden farklıysa o
Araç	Plaka, marka ve model, şasi numarası, kilometre
Şikâyet	Müşterinin kendi sözleriyle anlattığı sorun ve ne zaman ortaya çıktığı
Aracın durumu	Hasarlar, eksikler, araçta bırakılan eşyalar, fotoğraflar
Yapılacak iş	Parça ve işçilik kalemleri, tahmini tutar, teslim sözü
Onay	Müşterinin imzası ve tarih

Adım adım araç kabulü

1. Aracı ve müşteriyi tanıyın

Önce kim ve ne geldiğini yazın. Kayıtlı bir müşteriyse geçmiş servis kayıtlarına bir göz atmak işinizi kolaylaştırır: geçen ay değişen bir parça, bugünkü şikâyetin ipucu olabilir. Kilometreyi mutlaka okuyup yazın; bakım aralıkları ve garanti konuşmaları ona göre yapılır.

2. Aracın etrafında birlikte dolaşın

Hasar kontrolünü müşteri yanınızdayken yapın. Aracın etrafında dolaşırken gördüğünüz her çizik ve göçüğü işaretleyin, fotoğrafını çekin. Müşteriyle birlikte bakılan bir hasar teslimde tartışma konusu olmaz.

Araçta bırakılan eşyaları da yazın: çocuk koltuğu, kayıt cihazı, bagajdaki çanta. Küçük bir not, büyük bir kaybı önler.

3. Şikâyeti müşterinin sözleriyle yazın

Müşteriyi yönlendirmeden dinleyin, sonra soruyla netleştirin: ne zaman oluyor, hangi hızda, soğukken mi sıcakken mi? Teşhisi değil şikâyeti yazın. "Balata bitmiş" bir tahmindir; "frende sürtme sesi" bir şikâyettir.

4. Yapılacak işi ve teslim sözünü netleştirin

Parça ve işçilik kalemlerini, tahmini tutarı ve teslim saatini müşteriyle konuşarak yazın. İş sırasında ek bir şey çıkarsa onu ayrıca onaylatacağınızı da baştan söyleyin. Böylece müşteri faturada sürprizle karşılaşmaz.

5. Müşteriye imzalatın

Form tamamlandığında müşteri okuyup imzalar. İmza, aracın geliş hâlini ve yapılacak işi kabul ettiğini gösterir. Kâğıt formda bir kopyası müşteride kalmalıdır.

Sık yapılan hatalar

• Hasarı sonraya bırakmak. "Akşam bakarız" dediğiniz çizik, akşam sizin çiziğiniz olur.
• Şikâyeti kısaltmak. "Motor" tek başına bir şikâyet değildir.
• Teslim sözünü sözlü vermek. Yazılmayan söz, iki tarafın da farklı hatırladığı sözdür.
• Ek işi telefonda onaylatıp yazmamak. Onayın kaydı yoksa faturadaki tartışma da bitmez.

Coudy Garage'da araç kabulü

Coudy Garage'da kabul dört adımda ilerler: servis kontrolü, aracın durumu, müşterinin şikâyetleri ve yapılacak parça ve işçilik. Her danışman aynı soruları aynı sırayla sorar; hiçbir adım atlanmaz.

Hasarlar araç şemasında işaretlenir, fotoğraflar, notlar ve araçta bırakılan eşyalar kabule eklenir. Müşteri kabulü kendi telefonundan imzalar: QR kodla açılan bağlantıda bilgilerini görür ve onaylar; kâğıt ya da tablet gerekmez. İş sırasında ek iş çıkarsa müşteri her kalemi yine telefonundan tek tek onaylar ya da reddeder. İsterseniz kabul formunu A4 ya da A5 olarak da yazdırabilirsiniz.

Ayrıntılar için araç kabul ve iş emri sayfasına ve müşterinin telefonundan imza sayfasına bakabilirsiniz.