Kaporta-boya serviste hasar kaydı nasıl tutulur?

Sağ ön çamurluğu göçük bir araç kabule girer. Danışman göçüğün fotoğrafını çeker, işi yazar, müşteri aracı bırakıp gider. Üç gün sonra teslimde müşteri aracın etrafında yavaşça yürür ve arka kapıda durur: "Bu çizik yoktu."

Belki vardı, belki yoktu. Kabulde yalnız göçüğün fotoğrafı çekilmiş, aracın geri kalanına bakılmamıştır. Tartışma uzar, sonunda servis çiziği ücretsiz düzeltir.

Kaporta-boya serviste bu sahne sık yaşanır, çünkü işin kendisi aracın yüzeyiyle ilgilidir ve her küçük iz önemlidir. Bu yazıda kabulde hasarın nasıl kayda alınacağını, fotoğrafların nasıl çekileceğini, sökümde çıkan ek hasarın nasıl onaylatılacağını ve teslimin nasıl kapatılacağını anlatıyoruz.

Hasar kaydı neden bu kadar önemli?

Hasar kaydı, aracın servise hangi hâlde geldiğinin müşteriyle birlikte yapılmış tutanağıdır. Kaporta-boya işinde bu kayıt iki tarafı da korur:

• Servisi korur. Teslimde gösterilen her iz için "geldiğinde vardı" demek yerine kaydı açıp gösterirsiniz.
• Müşteriyi korur. Müşteri, aracın neyle teslim edildiğini ve ne için ödeme yaptığını açıkça görür.
• İşi netleştirir. Hangi hasarın onarılacağı, hangisinin olduğu gibi kalacağı baştan yazılır.

Onarılacak hasarın kaydı yetmez; aracın üzerindeki bütün izler kaydedilmelidir. Teslimde tartışma çoğu zaman onarılan yerden değil, kimsenin bakmadığı bir panelden çıkar.

Kabulde hasar kaydı adım adım

1. Aracın etrafında müşteriyle birlikte dolaşın

Hasar kontrolünü müşteri yanınızdayken yapın. Gördüğünüz her izi müşteriye gösterin: "Arka kapıda bir çizik var, onu da yazıyorum." Birlikte görülen iz, teslimde tartışma konusu olmaz.

2. Her hasarı şemada işaretleyin

Hasarları bir araç şemasında, bulunduğu panelde işaretleyin ve türünü yazın: çizik, göçük, boya atması, kırık, eski onarım. "Sağ tarafta çizikler var" gibi genel bir not yerine "sağ arka kapı, çizik" yazın. Panel adı ve hasar türü, teslimde aynı yere bakmayı kolaylaştırır.

3. Fotoğrafları aynı sırayla çekin

Her araçta aynı sırayla çekin: ön, sağ ön, sağ yan, sağ arka, arka, sol arka, sol yan, sol ön, tavan, iç. Hem atlanan bir panel kalmaz hem de sonradan bakan biri neyi nerede bulacağını bilir.

Her işaretli hasar için ayrıca yakın bir fotoğraf çekin. Genel fotoğraf aracın bütününü, yakın fotoğraf izin kendisini gösterir.

4. Boya ve eski onarımları not edin

Daha önce boyanmış paneller, renk farkı, matlaşma ve pas, yapılacak işin sonucunu etkiler. Bunları kabulde yazın ve müşteriye söyleyin. Eski bir onarımın üzerine yapılan iş, teslimde yeni bir sorun gibi görünebilir.

5. Araçta bırakılanları yazın

Kaporta işinde araç günlerce serviste kalabilir. Bagajdaki eşyaları, çocuk koltuğunu, yedek anahtarı yazın. Söküm sırasında yer değiştiren bir eşya, kayıtta yoksa kayıp sayılır.

6. Yapılacak işi yazın ve imzalatın

Hangi panelin onarılacağını, hangisinin değişeceğini, hangisinin boyanacağını yazın. Onarılmayacak hasarlar da kayıtta kalsın, yanına "onarılmayacak" diye not düşün. Müşteri kaydı okuyup imzaladığında kabul tamamlanır.

Kabul formunun geri kalanını nasıl dolduracağınızı araç kabul formu rehberinde anlattık.

Sökümde çıkan ek hasar nasıl onaylatılır?

Sökümde çıkan ek hasar, işe başlamadan önce kalem kalem müşteriye onaylatılmalıdır. Tampon söküldüğünde kırık bir bağlantı, kapı açıldığında paslanmış bir iç sac çıkabilir. Bunlar kabulde görülemez ve müşterinin haberi yoktur.

Doğru akış şöyledir:

1. Ek hasarın fotoğrafını çekin; müşteri görmeden karar veremez.
2. Hasarı iş emrine ayrı bir kalem olarak, parçası, işçiliği ve tutarıyla ekleyin.
3. Müşteriye fotoğrafla birlikte iletin ve her kalem için ayrı karar isteyin.
4. Onaylanan kalemi yapın, reddedileni yapmayın; karar ve tarih kayıtta kalsın.

Telefonla alınan bir "tamam" yeterli değildir. Müşteri bir kalemi onaylayıp ötekini reddedebilir; kararın kalem kalem yazılı olması faturayı da kendiliğinden doğru yapar. İş emrinde ek işlerin nasıl tutulacağını iş emri yazısında ayrıntılı anlattık.

Teslimde ne kontrol edilmeli?

Teslimde aracın etrafında müşteriyle birlikte bir kez daha dolaşın, bu kez elinizde kabul kaydı olsun. Kontrol edilecekler bellidir:

• Onarılan paneller: Renk uyumu, boya yüzeyi, panel aralıkları.
• Onarılmayan hasarlar: Kabuldeki hâliyle durduklarını kayıttan gösterin.
• Araçta bırakılanlar: Kabulde yazılan eşyaların yerinde olduğunu birlikte görün.
• Yapılan işler: Onaylanan ek işler dahil, faturadaki her kalemin yapıldığını gösterin.

Kontrol bittiğinde müşteri aracı teslim aldığını imzalar. Kabuldeki imza, ek işlerdeki onaylar ve teslimdeki imza, işin başından sonuna bütün hikâyesini anlatır.

Sık yapılan hatalar

• Yalnız onarılacak hasarı kaydetmek. Teslimdeki tartışma çoğu zaman kimsenin bakmadığı panelden çıkar.
• Fotoğrafları gelişigüzel çekmek. Sırası olmayan fotoğraflarda bir panelin atlandığı fark edilmez.
• Hasarı müşteri gittikten sonra kaydetmek. Müşterinin görmediği kayıt, teslimde onun gözünde bir şey ifade etmez.
• Ek hasarı telefonda onaylatmak. Kaydı olmayan onay, faturada tartışmaya dönüşür.
• Eski onarımları yazmamak. Eski bir boyanın sonucu, sizin işinizin sonucu gibi görünür.

Coudy Garage'da hasar kaydı

Coudy Garage'da araç kabulü dört adımda ilerler: servis kontrolü, aracın durumu, müşterinin şikâyetleri, yapılacak parça ve işçilik. Hasarlar araç şemasında işaretlenir, fotoğraflar kabule eklenir; notlar ve araçta bırakılan eşyalar da yazılır. Kabul formu yazdırıldığında hasarlar ve eşyalar da üstünde yer alır.

Biten kabul imzaya müşterinin telefonuna gider; müşteri aracın durumunu ve yapılacak işleri okuyup parmağıyla imzalar. İş sırasında çıkan ek işleri her biri için ayrı ayrı onaylar ya da reddeder, teslimi de telefonundan imzalar. Ayrıntılar için Servis ve Kabul ve Telefonda İmza sayfalarına bakabilirsiniz.